Administrere varsler mottatt fra et SharePoint-område

Microsoft Outlook 2003

Vis alt Vis alt

Administrere varsler mottatt fra et SharePoint-område

Hvis organisasjonen bruker Microsoft Windows SharePoint Services eller Microsoft SharePoint Portal Server til å administrere og tilby tilgang til dokumenter på et webområde, kan du motta en melding via e-post når innhold på området endres. Denne typen informasjon kalles et varsel. Varsler gjør deg oppmerksom på endringer i dokumenter, listeelementer, dokumentbibliotek, lister, undersøkelser eller søkeresultater, og øker effektiviteten din ved å oppdatere deg med relevant informasjon. Hvis du har tilgang til et SharePoint-område, kan du legge til, endre og slette varsler fra Microsoft Outlook. Du kan opprette varsler for lister og dokumentbibliotek samt for enkeltelementer med tilhørende filer.

Du kan administrere varslene dine fra hvert SharePoint-område du mottar dem fra, eller administrere alle varslene dine fra kategorien Administrer varsler i Outlook-dialogboksen Regler og varsler. Fra denne dialogboksen kan du vise følgende informasjon om hvert varsel:

  • Varselkilde    Navnet på SharePoint-området du mottok varslet fra.

  • Varselbeskrivelse   Spesifikk informasjon om varslet, for eksempel dokumentbiblioteket og, hvis det er aktuelt, navnet på dokumentet du mottar varsler om. Den viser også hva slags endringer du angir at du vil varsles om, for eksempel når et dokument legges til eller slettes fra en liste.

  • Mottatt som   Hvordan du mottar varslet. Du kan for eksempel motta varsler som e-postmeldinger.

Fra SharePoint-området kan du angi hva slags endringer du vil motta et varsel om. Du kan for eksempel opprette et varsel som forteller deg når noen endrer en bestemt fil i en liste med delte dokumenter.

Du kan også angi hvor ofte du vil motta varsler. Du kan varsles umiddelbart eller motta daglige eller ukentlige sammendrag. Når du ikke lenger trenger å følge endringer for et element, kan du slette det tilsvarende varslet.

Når du oppretter et varsel for et element, mottar du umiddelbart en e-postmelding som gjør deg oppmerksom på at varslet ble opprettet. Denne meldingen angir at varselprosessen fungerer. Bekreftelsesmeldingen inneholder også informasjon om varselet og har koblinger til SharePoint-området hvor elementet befinner seg. Når noen endrer elementet, får du et varsel via e-post som indikerer hva som ble endret, hvem som endret det og når endringen ble utført. Varselet har også en kobling til SharePoint-området slik at du lettere kan vise og administrere varslene dine på det området.

Obs!  Du kan opprette og administrere varsler fra alle webområder som genererer varsler som er kompatible med Microsoft Office 2003. Hvis du vil ha mer informasjon, kontakter du systemansvarlig.

Regler for varselmeldinger

Du kan administrere varslene dine ved hjelp av Outlook-regler. Du kan for eksempel opprette en regel som flytter varselmeldinger og gjør deg oppmerksom på endringer utført i elementer i dokumentbiblioteket Delte dokumenter i en mappe i Microsoft Exchange Server-postboksen din.

Hvis du vil vite mer om varsler, kan du se hjelpen på et hvilket som helst SharePoint-område.