Datafiler

Hvis du ikke bruker en e-postkonto på en Exchange-server, leveres og lagres e-postmeldingene, kalenderen og andre elementer lokalt i en fil med personlige mapper (PST) som kalles Outlook PST. Outlook PST er standard navn på datafilen.

Et nytt filformat med personlige mapper som kalles Microsoft Outlook-fil med personlige mapper (PST), som har større lagringskapasitet for elementer og mapper og støtter flerspråklige Unicode-data, introduseres i Microsoft Office Outlook 2003. En fil som opprettes i et filformat med personlige mapper for Microsoft Outlook (PST) er ikke kompatibel med tidligere versjoner av Outlook og kan ikke åpnes i forrige versjon av Outlook.

Hvis du vil opprette en datafil som er kompatibel med tidligere versjoner av Outlook, må du bruke filformatet med personlige mapper for Microsoft Outlook 97-2002 (PST). Dette filformatet er det samme som formatet som var tilgjengelig i tidligere versjoner av Outlook. Det støtter ikke flerspråklige Unicode-data og har samme lagringskapasitet for elementer og mapper som var tilgjengelig i tidligere versjoner.

Hvis du vil se hvor standardlagerfilen og andre datafiler er plassert i forskjellige versjoner av Microsoft Windows, se emnet ”Filplassering i Outlook”. Husk på følgende:

• Du kan lagre, kopiere og flytte en datafil (en annen fil enn den som brukes som standard informasjonslager) til et annet sted på harddisken, til en diskett, eller til en nettverksressurs. Husk at du må ha lese- og skrivetillatelse for å åpne filer med personlige mapper (PST) fra en nettverksressurs.
• Hvis du må ha tilgang til en datafil som er lagret på en delt nettverksressurs på en annen datamaskin, avslutter du eventuelle programmer som bruker denne filen. Bare én bruker eller ett program om gangen kan få tilgang til en datafil.
• PST-datafilen støtter ikke skrivebeskyttede medier.

• Bare datafiler du selv har opprettet, vises i dialogboksen Datafiler for Outlook (kommandoen Datafilbehandling på Fil-menyen). Datafilen som er standard, Outlook.pst, vises ikke i listen.

• Når du oppretter en PST-fil, kan du tilordne et passord til filen. Selv om du merker av for Lagre passordet i passordlisten, bør du notere ned passordet i tilfelle du skal bruke PST-filen på en annen datamaskin. Bruk avanserte passord som kombinerer små og store bokstaver, tall og symboler. Enkle passord har ikke slike kombinasjoner. Avansert passord: Y6dh!et5. Enkelt passord: House27. Bruk et avansert passord du husker, slik at du ikke trenger skrive det ned.

  Obs!  Hvis Microsoft Windows-brukerkontoen er passordbeskyttet, og ingen andre har tilgang til din Windows-brukerkonto, må du ikke bruke alternativet Lagre passordet i passordlisten.

• Du kan opprette flere datafiler hvis du vil ordne Microsoft Outlook-elementene i bestemte mapper. Det kan for eksempel være en fordel å oppbevare alle meldingene fra et bestemt firma i en egen datafil. Når du oppretter datafilen, kan du gi den et hvilket som helst navn. Standardnavnet er Personal Folders(1).pst, Personal Folders(2).pst og så videre. Du kan bruke et hvilket som helst navn på mappen som er tilknyttet denne datafilen. Standardnavnet på mappen som vises i mappelisten i Outlook, er Personlige mapper.
• Du kan også bruke Automatisk arkivering til å flytte elementer til en arkivfil (Archive.pst). I motsetning til eksportering, der de opprinnelige elementene kopieres til eksportfilen, men ikke fjernes fra den gjeldende mappen, kopierer arkiveringen elementer til arkivfilen og deretter fjerner dem fra den gjeldende mappen. Automatisk arkivering lar deg sette opp en tidsplan og arkivere flere mapper samtidig ved bestemte intervaller.
• Et verktøy med navnet PST Backup lar deg lage en nøyaktig kopi (i samme filformat) av en PST-datafil, kopiere sikkerhetskopifilen til harddisken eller til en nettverksressurs, og angi et bestemt tidsintervall der du blir bedt om å ta sikkerhetskopi av en fil. Bruk sikkerhetskopifilen til å gjenopprette den gjeldende PST-filen hvis den skulle bli ødelagt eller slettet. Hvis du vil bruke verktøyet, må du laste det ned fra nedlastingsområdet for Microsoft Outlook.
• Når du fjerner elementer fra en fil med personlige mapper, reduseres ikke filstørrelsen med mindre du komprimerer filen.

• Du kan bruke en datafil til å gjøre informasjon, for eksempel kontaktinformasjon tilgjengelig fra en annen datamaskin du bruker, eller for de du arbeider sammen med. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å eksportere (kopiere) informasjonen til en PST-fil ved hjelp av veiviseren for import og eksport.