Mapper

I mappelisten i navigasjonsruten vises som standard mappene for hver av følgende elementtyper under Postboks - e-postkontonavn i Outlook: Innboks, Kalender, Kontakter, Oppgaver, Notater og Logg. I tillegg finnes også følgende mapper:

• Kladd:   Lagrer uferdige elementer du arbeider med

• Sendte elementer:   Lagrer kopier av elementer du har sendt til andre

• Slettede elementer:   Lagrer midlertidig slettede elementer til du sletter dem permanent eller henter dem på nytt

• Utboks:   Lagrer elementer som ble opprettet i frakoblet modus, som skal sendes neste gang du kobler til

Hvis du bruker en Microsoft Exchange-konto, leveres e-postmeldingene dine til mappen Innboks. Du kan opprette dine egne mapper hvis du vil ordne og spore Outlook-informasjonen ytterligere. Du får tilgang til alle mappene fra mappelisten.

Hotmail

Hvis du bruker en Hotmail-konto, vises et ikon for Hotmail i mappelisten i navigasjonsruten, med mappene på Hotmail-serveren nedenfor. E-posten din leveres til mappen Innboks under Hotmail-ikonet. Bruk denne mappen og de andre Hotmail-mappene til å se på meldinger eller vise sendte eller slettede meldinger fra Hotmail-serveren.

POP3

Med en POP3-konto viser mappelisten i navigasjonsruten noen av standardmappene under Personlige mapper. E-posten din leveres til mappen Innboks.

IMAP

Med en IMAP-konto viser mappelisten i navigasjonsruten noen av standardmappene under IMAP-servernavn. E-post leveres til mapper på IMAP-serveren. Du abonnerer på innboksen, og e-postmeldinger finnes i innboksen på IMAP-serveren. Du ser som standard bare meldingshoder i Outlook. Du merker meldingshodene som du vil laste ned til datamaskinen. Disse meldingene vises i mappelisten i navigasjonsruten i Innboks under IMAP-servernavn. Når du sletter et element i Innboks under IMAP-servernavn, formateres meldingen med gjennomstreking, og deretter sletter du det senere fra IMAP-serveren.

Outlook oppretter automatisk en mappe med etiketten Arkivmapper etter at du har kjørt automatisk arkivering for å sikkerhetskopiere elementer. De arkiverte elementene lagres i denne mappen.

Hvis du oppretter flere datafiler som du vil bruke til å ordne elementer på egen hånd, legges hver av datafilene og de tilhørende mappene til i mappelisten i navigasjonsruten under Personlige mapper.

Standardmappene som ble nevnt tidligere, og mappene du oppretter i postboksen din på serveren, i en fil med personlige mapper (PST), eller en fil med frakoblede mapper (OST), er private mapper som bare du har tilgang til. Hvis du bruker Outlook sammen med Microsoft Exchange Server, kan du imidlertid dele dine private postboksmapper med andre ved å gi dem tilgang til mappene, eller ved å gjøre en annen person til din representant.

Fellesmappene er en plassering for seg utenfor din egen postboks. Her kan du og andre Microsoft Exchange-brukere opprette og vise Outlook-elementer som er relatert til et bestemt emne eller prosjekt. Hvis Exchange Server-administratoren aktiverer fellesmapper, vil du se mapper med etiketten Fellesmapper i mappelisten i navigasjonsruten. Hvis du har tillatelse til det, kan du åpne enkelte av fellesmappene for å vise innholdet i dem og legge til nytt, og du kan konfigurere dine egne fellesmapper og gi andre tillatelse til å bruke dem. Et element som du åpner i en fellesmappe, vises på samme måte som elementene i din egen postboks.

Søkemapper er virtuelle mapper som inneholder visninger av e-postelementer som samsvarer med bestemte søkevilkår.

Når du oppretter en søkemappe, får du flere forhåndsdefinerte alternativer, for eksempel "E-post med vedlegg" eller "E-post fra bestemte personer." Du kan også opprette egendefinerte søkemapper og definere bestemte søkevilkår som e-postelementer må oppfylle for å kunne vises i søkemappen. Hver søkemappe er et lagret søk som holdes oppdatert, som overvåker alle mappene for et hvilket som helst element som samsvarer med søkevilkårene for søkemappen.