Arbeide med dokumentbiblioteker

Dataarkvisning tilbyr samme støttenivå for dokumentbibliotek som for lister. Du kan åpne et dokumentbibliotek i dataarkvisning for å vise innholdet i et bibliotek, legge til og slette mapper og dokumenter samt redigere og endre egenskaper i dokumenter.

Når et dokumentbibliotek opprettes, inneholder det følgende to visninger: Alle dokumenter og Utforsker. Hvis du vil redigere dokumentbiblioteket i dataarkvisning, klikker du Handlinger og deretter Rediger i dataark. Bildet nedenfor viser et dokumentbibliotek i dataarkvisning.

Hver rad i visningen inneholder informasjon om et dokument eller en mappe. Visningens mappeinnstilling er satt til Vis elementer i mapper. Dermed vil dokumenter under mappen Fjorårets rapporter bare vises når du klikker navnet på mappen.

Du kan arbeide med et dokumentbibliotek i dataarkvisning på én av to måter.

• Fra Alle dokumenter-visningen eller en annen standardvisning klikker du Handlinger og deretter Rediger i dataark.
• Opprett én eller flere dataarkvisninger for biblioteket. Det gjør du på følgende måte:
  1. Klikk rullegardinlisten Visning, og klikk deretter Opprett visning.
  2. Klikk Dataarkvisning.
  3. Skriv inn et navn på visningen i Visningsnavn-boksen. Det kan være lurt å ta med ordet "dataark" i visningsnavnet, slik at du senere kan se hvilken type visning det er.
  4. Angi eventuelle andre egenskaper du vil bruke for visningen, og klikk deretter OK.
  5. Den nye visningen er tilgjengelig i rullegardinlisten Visning.

Hvis mappeinnstillingen for visningen settes til Vis elementer i mapper, vises bare dokumentene og mappene på øverste nivå når biblioteket åpnes. Hvis mappeinnstillingen for visningen settes til Vis alle elementer i denne visningen, vil alle dokumenter, også de som ligger i andre mapper, vises som rader når biblioteket åpnes.

Slik endrer du mappeinnstillingen:

1. Klikk Visning, og klikk deretter Endre denne visningen.
2. Bla ned og klikk Mapper for å utvide delen.
3. Velg alternativet du vil bruke, under Mapper eller flatt.

Administrere dokumenter og mapper i dataarkvisning

• Du kan legge til og laste opp dokumenter til biblioteket, på samme måte som du legger til og laster opp dokumenter i Alle dokumenter-visningen eller enhver annen standardvisning.
• Hvis visningens mappeinnstilling settes til Vis dokumenter i mapper, kan du legge til nye mapper og navigere til andre mapper i biblioteket.
• Du kan åpne, redigere og sjekke et dokument ut eller inn.
• Du kan slette dokumenter og mapper i dataarkvisning. Når du sletter en mappe, slettes innholdet i mappen og dens undermapper fra biblioteket.
• Du kan legge til kolonner eller slette og endre en kolonne som du eller en annen bruker har lagt til i visningen. Du kan også skrive inn og redigere data som er lagret i slike kolonner i rader som inneholder dokumenter. Rader som tilsvarer mapper, kan ikke redigeres. Legg merke til at kolonner som Type og Endret av er skrivebeskyttet. Du kan ikke endre eller slette dem, og heller ikke skrive inn eller redigere innholdet i slike kolonner.
• Du kan vise eller skjule Totalt-raden.
• Du kan sortere og filtrere biblioteket basert på andre kolonner, inkludert Type-kolonnen.
• I dataarkvisning vises ikke et dokumentbiblioteks stjernetegnrad (*).
• Du kan ikke skrive inn en verdi i Navn-kolonnen, verken ved å dra fyllhåndtaket eller velge en verdi fra cellens rullegardinliste.