Microsoft PowerPoint-presentasjoner kan brukes med Lotus Notes på to måter: Du kan sette inn en PowerPoint-presentasjon i et Notes-dokument eller -skjema som et innebygd objekt, og du kan utveksle informasjon mellom egenskaper i en innebygd PowerPoint-presentasjon og felt i et Notes-dokument eller -skjema.
PowerPoint-presentasjoner er innebygd i Notes-dokumenter eller -skjemaer i et redigerbart rikt tekstfelt. Du kan bygge inn presentasjonen i et enkelt Notes-dokument, eller du kan bygge inn ulike presentasjoner i flere Notes-dokumenter. Du kan også sette inn en PowerPoint-presentasjon i et Notes-dokument eller -skjema som et innebygd objekt når du vil lage flere Notes-dokumenter eller -skjemaer som inneholder den samme innebygde presentasjonen. På denne måten ligger presentasjonen inne i alle nye dokumenter eller skjemaer som lages ut fra det eksisterende dokumentet eller skjemaet.
Når du har bygd en presentasjon inn i et Lotus Notes-dokument eller -skjema, kan du utveksle informasjon gjennom egenskaper i PowerPoint og skjemaer i Notes. Det finnes to typer felt i Notes: enveis- og toveisfelt. Enveisfelt utveksler bare informasjon i én retning – fra den innebygde presentasjonen til Notes-dokumentet. Hvis du vil utveksle egenskaper fra PowerPoint til felt i Notes-dokumentet, må dokumentet allerede inneholde feltene du vil bruke. Toveisfelt utveksler informasjon i begge retninger – fra den innebygde presentasjonen til Notes-dokumentet, og fra Notes-dokumentet til den innebygde presentasjonen. Toveisfelt oppdateres automatisk i den innebygde presentasjonen når den åpnes eller skrives ut. I Notes-dokumentet oppdateres de når du lukker presentasjonen og går tilbake til dokumentet. Egendefinerte egenskaper i PowerPoint er også toveisfelt når du angir at de skal utveksles med felt i et Notes-skjema.