Opprette en utskriftsfletting

Microsoft Office Publisher 2003

previous page next page

Vis alt Vis alt

Opprette en utskriftsfletting

Bruk utskriftsfletting til å opprette individuelt tilpassede publikasjoner eller adressere konvolutter, etiketter, postkort, brosjyrer, nyhetsbrev og andre publikasjoner for masseutsendelse automatisk. Veiviseren for utskrifts- og katalog fletting fører deg trinnvis gjennom prosessen for utskriftsfletting.

Hvis du vil flette inn bilder på publikasjonssidene, må datakilden inneholde filnavn eller baner for bildefilene du vil flette. Ikke ta med selve bildene i datakilden.

VisTrinnvise instruksjoner for utføring av utskriftsfletting

Veiviseren for utskrifts- og katalogfletting fører deg gjennom trinnene som er involvert i å opprette en utskriftsfletting. Fremgangsmåtene nedenfor gir detaljert informasjon i trinnvis rekkefølge om hvordan du oppretter en utskriftsfletting.

VisTrinn 1 av 5: Velg en flettetype

  1. Velg Utskrifts- og katalogfletting på Verktøy-menyen og deretter Veiviser for utskrifts- og katalogfletting.
  2. I oppgaveruten Utskrifts- og katalogfletting klikker du Utskriftsfletting under Velg en flettetype.
  3. Klikk Neste: Velg datakilde.

VisTrinn 2 av 5: Velg datakilde

  1. Gjør ett av følgende i oppgaveruten Utskrifts- og katalogfletting (Trinn 2: Velg datakilde):

    VisKoble til en eksisterende liste eller datakilde, for eksempel en database, et regneark, en Microsoft Word-tabell eller en adresseliste

    1. Klikk Bruk en eksisterende liste under Velg datakilde, og klikk deretter Bla gjennom.

      Som standard åpnes mappen Mine datakilder i Microsoft Publisher. Hvis datakilden befinner seg et annet sted enn i mappen Mine datakilder, må du kanskje søke for å finne den.

    2. I dialogboksen Velg datakilde klikker du datakilden du vil ha.
    3. Velg Åpne.

      Avhengig av hvilken type datakilde du velger, kan det hende det vises andre dialogbokser der du blir bedt om å angi spesifikk informasjon.

      Hvis datakilden for eksempel er et Microsoft Excel-regneark som har informasjon i flere arkfaner, må du velge arkfanen som inneholder informasjonen du vil ha, og deretter klikke OK.

    VisKoble til en liste over kontakter i Microsoft Outlook

    1. Under Velg datakilde klikker du Velg blant Outlook-kontaktene og deretter Velg kontaktmappe.
    2. I dialogboksen Velg kontaktlistemappe klikker du kontaktlisten du vil ha, og deretter OK.

      Alle kontaktene i mappen vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan filtrere og sortere listen over mottakere som skal inkluderes i flettingen.

    VisOpprette en ny adresseliste

    1. Under Velg datakilde klikker du Skriv inn en ny liste og deretter Opprett.
    2. Skriv inn informasjonen for den første oppføringen i de relevante feltene under Skriv inn adresseinformasjon i dialogboksen Ny adresseliste. Du trenger ikke fylle ut alle feltene.
    3. Når du er ferdig med å legge inn opplysningene for den første oppføringen, velger du Ny oppføring.
    4. Gjenta trinn 3 og 4 til du har fullført tilleggingen av oppføringer, og klikk deretter Lukk.
    5. I dialogboksen Lagre adresseliste skriver du inn et navn på adresselisten i Filnavn-boksen og velger en mappe der listen skal lagres.

      Som standard lagres adresselisten i mappen Mine datakilder. Det er best å oppbevare adresselisten her fordi dette også er standardmappen der Publisher ser etter datakilder.

      Alle kontaktene i den nye listen vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan filtrere og sortere listen over mottakere som skal inkluderes i flettingen.

  2. I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting velger du mottakerne du vil ha med.

    VisHvordan?

    1. Gjør ett av følgende:

      VisBruk avmerkingsboksene til å angi mottakere

      • I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting merker du av for mottakerne du vil ha med, og fjerner merket for mottakere du vil utelate.

      VisTips

      Hvis du bare vil ta med noen få poster i listen, klikker du Fjern alle og velger postene du vil ha med.

      VisFiltrere elementer i listen

      Hvis du bare vil bruke bestemte oppføringer i listen, kan du filtrere listen ved hjelp av et bestemt kriterium. Når du har filtrert listen, kan du bruke avmerkingsboksene til å ta med eller utelate poster.

      1. Klikk pilen ved siden av kolonneoverskriften for elementet du vil filtrere etter.
      2. Klikk ett av følgende:
        • (Tomme) viser alle postene der det tilhørende feltet er tomt.
        • (IkkeTomme) viser alle postene der det tilhørende feltet inneholder informasjon.
        • Hvis datakilden inneholder poster som deler samme informasjon, og det finnes ti eller færre unike verdier i kolonnen, kan du filtrere etter spesifikk informasjon. Hvis det for eksempel finnes flere adresser som viser Australia som land/område, kan du filtrere på Australia.

        Dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting viser bare angitte poster. Hvis du vil vise alle postene på nytt, klikker du (Alle).

      VisSortere elementer i listen

      Hvis du vil vise elementene i alfabetisk rekkefølge, kan du sortere elementene i listen.

      • I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting klikker du kolonneoverskriften for elementet du vil sortere etter. Hvis du for eksempel vil vise listen alfabetisk etter etternavn, klikker du kolonneoverskriften Etternavn.
    2. Klikk OK for å gå tilbake til veiviseren for utskrifts- og katalogfletting. I Publisher brukes mottakerne du har angitt for flettingen.
  3. Klikk Neste: Opprett publikasjonen.

VisTrinn 3 av 5: Opprett publikasjonen

  1. Hvis du ikke allerede har gjort det, setter du inn en tekstboks og skriver inn teksten du vil skal vises i alle versjoner av publikasjonen for utskriftsfletting.

    VisHvordan?

    1. Klikk Tekstboks knappesymbol på objektverktøylinjen.
    2. Stå i publikasjonen, velg stedet der du vil at det ene hjørnet av tekstboksen skal vises, og dra deretter diagonalt til tekstboksen har riktig størrelse.
    3. Klikk i tekstboksen, og skriv deretter inn teksten du vil skal vises i alle versjoner av publikasjonen for utskriftsfletting.
  2. Sett inn flettefelt i publikasjonen.

    VisHvordan?

    1. I publikasjonen for utskriftsfletting klikker du der du vil sette inn flettefeltet.
    2. Sett inn ett av følgende:

      VisAdresseområde med navn, adresse og annen informasjon

      1. I oppgaveruten Utskrifts- og katalogfletting (Trinn 3: Opprett publikasjonen) klikker du Adresseområde.
      2. I dialogboksen Sett inn adresseområde klikker du adresseelementene du vil ta med, og deretter klikker du OK.

      Obs!  Hvis navnene på datafeltene i datakilden ikke tilsvarer navnene på feltene som brukes for adresseområdet i Publisher, må du kanskje klikke Tilordne felt i dialogboksen Sett inn adresseområde. I dialogboksen Tilordne felt bruker du rullegardinlistene til å velge feltene fra datakilden som tilsvarer Publisher-feltene.

      VisHilsningslinje

      1. I oppgaveruten Utskrifts- og katalogfletting (Trinn 3: Opprett publikasjonen) klikker du Hilsningslinje.
      2. I dialogboksen Hilsningslinje velger du hilsningslinjeformatet, som inkluderer innledende hilsen, navneformat og etterfølgende tegnsetting.
      3. Merk teksten du vil skal vises i tilfeller der Publisher ikke kan tolke mottakerens navn, for eksempel når datakilden ikke inneholder noen fornavn eller etternavn for en mottaker, men bare et firmanavn.
      4. Klikk OK.

      Obs!  Hvis navnene på datafeltene i datakilden ikke tilsvarer navnene på feltene som brukes for hilsningslinjen i Publisher, må du kanskje klikke Tilordne felt i dialogboksen Hilsningslinje. I dialogboksen Tilordne felt bruker du rullegardinlistene til å velge feltene fra datakilden som tilsvarer Publisher-feltene.

      VisAdressefelt

      1. I oppgaveruten Utskrifts- og katalogfletting (Trinn 3: Opprett publikasjonen) klikker du Adressefelt.
      2. I dialogboksen Sett inn adressefelt klikker du adresseelementene du vil ta med, og deretter klikker du OK.

      Obs!  Hvis navnene på datafeltene i datakilden ikke tilsvarer navnene på feltene som brukes for adressefeltene i Publisher, må du kanskje klikke Tilordne felt i dialogboksen Sett inn adressefelt. I dialogboksen Tilordne felt bruker du rullegardinlistene til å velge feltene fra datakilden som tilsvarer Publisher-feltene.

      VisAndre informasjonsfelt

      1. I oppgaveruten Utskrifts- og katalogfletting (Trinn 3: Opprett publikasjonen) klikker du pilen ved siden av feltet du vil inkludere, i listen under Opprett publikasjonen.
      2. Klikk Sett inn som tekst eller Sett inn som bilde.
  3. Hvis du vil, kan du bruke formater på flettefeltene for å endre utseendet på de flettede dataene.

    VisHvordan?

    Hvis du vil formatere de flettede dataene, må du formatere flettefeltene i publikasjonen for utskriftsfletting.

    1. I publikasjonen for utskriftsfletting velger du feltet som inneholder informasjonen du vil formatere.
    2. Velg Skrift på Format-menyen, og velg deretter alternativene du vil ha.
  4. Når du har fullført publikasjonen for utskriftsfletting og satt inn alle flettefeltene, klikker du Lagre som på Fil-menyen. Skriv inn et navn på publikasjonen i Filnavn-boksen, og klikk deretter Lagre.
  5. Klikk Neste: Forhåndsvis publikasjonen.

VisTrinn 4 av 5: Forhåndsvis publikasjonen

  1. Gjør ett av følgende i oppgaveruten Utskrifts- og katalogfletting (Trinn 4: Forhåndsvis publikasjonen):
    • Hvis du vil forhåndsvise oppføringer i rekkefølge, klikker du navigasjonsknappene Tilbake-knapp Frem-knapp for å se hvordan andre oppføringer ser ut i publikasjonen.

      Informasjonen fra den første posten i datakilden fylles ut i flettefeltene. Du kan ikke redigere datakildeoppføringer her, men du kan formatere, flytte eller slette data.

    • Hvis du vil finne og forhåndsvise en bestemt oppføring i datakilden, klikker du Finn en mottaker og angir søkekriteriene i dialogboksen Søk etter oppføring.
  2. Om nødvendig gjør du endringer i mottakerlisten. Gjør ett av følgende:
    • Hvis du vil utelate en bestemt mottaker fra flettingen, klikker du Utelukk denne mottakeren.
    • Hvis du vil endre listen over mottakere, klikker du Rediger mottakerliste og gjør endringer i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.
  3. Klikk Neste: Fullfør flettingen.

VisTrinn 5 av 5: Fullfør flettingen

  1. Gjør ett av følgende i oppgaveruten Utskrifts- og katalogfletting (Trinn 5: Fullfør flettingen):

    VisSkrive ut de flettede publikasjonene

    1. Klikk Skriv ut under Flett.
    2. I dialogboksen Flett utskrift velger du alternativene du vil bruke, og deretter klikker du OK.

    VisLagre de flettede publikasjonene for senere bruk

    Hvis du vil redigere de flettede publikasjonen, lagre dem for senere bruk eller skrive dem ut senere, kan du samle og lagre alle de flettede publikasjonene som en enkelt ny publikasjon.

    1. Under Flett klikker du Opprett ny publikasjon.

      I Publisher opprettes det en ny publikasjon med de flettede sidene.

    2. I den nye publikasjonen klikker du Lagre som på Fil-menyen. Skriv inn et navn på den nye publikasjonen i Filnavn-boksen, og klikk deretter Lagre.

    VisLegge til de flettede sidene i en eksisterende publikasjon

    Hvis du har tenkt å legge til de flettede sidene på slutten av en eksisterende publikasjon, må du kontrollere at publikasjonen for utskriftsfletting tilsvarer den eksisterende publikasjonen på følgende måter:

    • Sidestørrelse (høyde og bredde)
    • Sidevisning (ensides eller tosiders oppslag)
    • Publikasjonstype (web eller trykt)
    • Siderekkefølge (fra venstre mot høyre eller fra høyre mot venstre)

    Publisher kan ikke legge til flettede sider i en åpen publikasjon. Hvis du arbeider med publikasjonen som du vil flette, må du lagre og lukke den før du fullfører flettingen. Publisher kan ikke legge til flettede sider i selve publikasjonen for utskriftsfletting.

    1. Under Flett klikker du Legg til i eksist. publikasjon.
    2. I dialogboksen Åpne publikasjon finner du frem til publikasjonen der du vil legge til de flettede sidene, og deretter klikker du Åpne.

      De flettede sidene legges til i den eksisterende publikasjonen.

    3. I den eksisterende publikasjonen klikker du Lagre på Fil-menyen for å lagre oppdateringene.
previous page start next page