Om å arbeide med dokumentbiblioteker i dataarkvisning
Dataarkvisning tilbyr samme støttenivå for dokumentbibliotek som for lister. Du kan åpne et dokumentbibliotek i dataarkvisning for å vise innholdet i et bibliotek, legge til og slette mapper og dokumenter samt redigere og endre egenskaper i dokumenter.
Følgende illustrasjon viser et dokumentbibliotek i dataarkvisning.
Legg merke til at biblioteket har tre visninger: Alle dokumenter, Utforsker-visning og Salgsrapport - dataark.
Biblioteket er her åpnet i visningen Salgsrapport - dataark. Hver rad i visningen inneholder informasjon om et dokument eller en mappe. Visningens mappeinnstilling er satt til Vis dokumenter i mapper. Dermed vil dokumenter under mappen Fjorårets rapporter bare vises når du klikker navnet på mappen.
Du kan arbeide med et dokumentbibliotek i dataarkvisning på én av to måter.
- Fra visningen Alle dokumenter eller en annen standardvisning kan du klikke knappen Rediger i dataark.
- Du kan opprette én eller flere dataarkvisninger for biblioteket.
Utforsker-visningen til et dokumentbibliotek kan ikke åpnes i dataarkvisning.
Viktig! Hvis du vil vise et dokumentbibliotek i dataarkvisning, må datamaskinen oppfylle visse programvarekrav.
Hvis visningens mappeinnstillinger er satt til Vis dokumenter i mapper, vises bare dokumentene og mappene på øverste nivå når biblioteket åpnes. Hvis mappeinnstillingen i visningen settes til Vis alle dokumenter uten mapper, vil alle dokumenter, også de som ligger i andre mapper, vises som rader når biblioteket åpnes.
Administrere dokumenter og mapper i dataarkvisning
- Du kan legge til og laste opp dokumenter til biblioteket, på samme måte som du legger til og laster opp dokumenter i Alle dokumenter-visningen eller enhver annen standardvisning.
- Hvis visningens mappeinnstilling settes til Vis dokumenter i mapper, kan du legge til nye mapper og navigere til andre mapper i biblioteket.
- Du kan åpne, redigere og sjekke et dokument ut eller inn.
- Du kan slette dokumenter og mapper i dataarkvisning. Når du sletter en mappe, slettes innholdet i mappen og dens undermapper fra biblioteket.
- Du kan legge til kolonner eller slette og endre en kolonne som du eller en annen bruker har lagt til i visningen. Du kan også skrive inn og redigere data som er lagret i slike kolonner i rader som inneholder dokumenter. Rader som tilsvarer mapper, kan ikke redigeres. Legg merke til at kolonner som Type og Endret av er skrivebeskyttet. Du kan ikke endre eller slette dem, og heller ikke skrive inn eller redigere innholdet i slike kolonner.
- Du kan vise eller skjule Totalt-raden.
- Du kan sortere og filtrere biblioteket basert på andre kolonner, inkludert Type-kolonnen.
- I dataarkvisning vises ikke et dokumentbiblioteks stjernetegnrad (*).
- Du kan ikke skrive inn en verdi i Navn-kolonnen, verken ved å dra fyllhåndtaket eller velge en verdi fra cellens rullegardinliste.