Opprette en fellesmappe

Hvis du vil opprette en fellesmappe, må du ha tillatelse til å opprette mapper i en eksisterende fellesmappe. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du får tillatelse, kan du kontakte systemansvarlig.

1. Opprett fellesmappen

   Hvordan?

   1. Velg Ny på Fil-menyen, og velg deretter Mappe.
   2. Skriv inn et navn på mappen i boksen Navn.
   3. Velg mappetypen du vil opprette, i boksen Mappen inneholder.
   4. Velg plasseringen til mappen, fra listen Velg hvor mappen skal plasseres.

      Tips!

      Du kan kopiere en privat mappe til en fellesmappe hvis du raskt vil starte en fellesmappe med eksisterende elementer.

      Hvordan?

      1. Klikk mappen du vil kopiere, i mappelisten i navigasjonsruten.
      2. Velg Mappe på Fil-menyen, og klikk deretter Kopier mappenavn.
      3. Velg stedet du vil kopiere mappen til, fra listen.

2. Angi tillatelsesnivåer

   Hvordan?

   1. Høyreklikk fellesmappen du vil dele, i mappelisten i navigasjonsruten, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.

      Du må ha tillatelse som eier av en fellesmappe for å kunne angi delingstillatelser for mappen. Du kan bare angi tillatelser for én mappe om gangen.

   2. Velg kategorien Tillatelser.
   3. Velg Legg til.
   4. Angi navnet på personen du vil gi delingstillatelser til, i boksen Skriv inn navn eller velg fra listen.
   5. Velg Legg til og deretter OK.
   6. Velg navnet på personen du nettopp la til, i boksen Navn.
   7. Under Tillatelser velger du innstillingene du vil bruke.

   Obs!  Du kan tilordne de samme tillatelsene til alle som har tilgang til mappen ved å velge Standard i boksen Navn.

3. Opprett visninger som kan brukes til å ordne og søke etter informasjon

   Hvordan?

   Gjør ett av følgende:

   Lag en visning fra grunnen av

   1. Velg Ordne etter og Gjeldende visning på Vis-menyen, og klikk deretter Definer visninger.
   2. Velg Ny.
   3. Skriv inn et navn i boksen Navn på ny visning.
   4. Velg visningstypen du vil bruke, i boksen Visningstype.
   5. Hvis du vil endre hvor visningen skal være tilgjengelig, velger du et alternativ under Kan brukes på.
   6. Velg OK.
   7. Velg en knapp, og deretter alternativene du vil bruke.
   8. Velg OK når du er ferdig.
   9. Hvis du vil bruke visningen umiddelbart, velger du Bruk visning.

   Obs!  Nye visninger legges til på undermenyen Gjeldende visning (velg Ordne etter på Vis-menyen).

   Lag en visning basert på en standardvisning

   1. Bytt til visningen du vil basere den nye visningen på.
   2. Velg Ordne etter og Gjeldende visning på Vis-menyen, og klikk deretter Tilpass gjeldende visning.
   3. For hver type av endring du vil foreta, klikker du en knapp, og deretter velger du alternativene du vil bruke.
   4. Når du er ferdig med å foreta endringer, lukker du dialogboksen Tilpass visning.
   5. Velg Ordne etter og Gjeldende visning på Vis-menyen, og klikk deretter Definer visninger.
   6. I boksen Visninger for mappen mappenavn, klikker du Gjeldende visning.
   7. Velg Kopier.
   8. Skriv inn et navn i boksen Navn på ny visning.
   9. Hvis du vil endre hvor visningen skal være tilgjengelig, velger du et alternativ under Kan brukes på.

   Obs!  Nye visninger legges til på undermenyen Gjeldende visning (velg Ordne etter på Vis-menyen).

4. Bytt standardvisning for mappen

   Hvordan?

   Hvis du vil endre standardvisningen for en fellesmappe, må du ha eiertillatelser til mappen, og det må minst være en tilpasset visning som er definert for mappen og som er synlig for alle.

   1. Høyreklikk fellesmappen i mappelisten i navigasjonsruten, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.
   2. Velg kategorien Administrasjon.

      Hvis kategorien Administrasjon ikke blir vist, har du ikke eiertillatelser.

   3. I listen Startvisning velger du hvilken visning du vil at skal vises hver gang mappen blir åpnet.

      Normalvisningen viser standard Microsoft Outlook-visning for typen av elementer i mappen.

5. Angi hvilke skjemaer andre skal kunne bruke til å legge inn informasjon i fellesmappen

   Hvordan?

   Du må ha tillatelse som redaktør, ansvarlig redaktør eller eier for å kunne legge til skjemaer i en privat, delt mappe eller en fellesmappe. Hvis mappen er en fellesmappe og du har tillatelse som eier, kan du begrense hvor mange skjemaer som skal være tilgjengelig for andre som bruker mappen.

   1. Høyreklikk mappen i mappelisten i navigasjonsruten, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.
   2. Velg kategorien Skjemaer.
   3. Hvis du vil legge til et skjema i listen Skjemaer tilknyttet denne mappen, klikker du Behandle.
   4. Hvis du vil begrense hvor mange skjemaer som skal være tilgjengelige for andre som bruker mappen, velger du et alternativ under Tillat disse skjemaene i denne mappen.

6. Opprett regler for behandling av elementer som er lagt inn i mappen

   Hvordan?

   Du må ha tillatelse som eier av en fellesmappe for å kunne opprette eller endre regler for mappen.

   1. Høyreklikk fellesmappen du vil opprette eller endre regler for i mappelisten i navigasjonsruten, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.
   2. Velg kategorien Administrasjon. 
   3. Velg Mappeassistent.
   4. Gjør ett av følgende:
      • Velg Legg til regel hvis du vil opprette en regel.

      • Hvis du vil endre en eksisterende regel, klikker du regelen i listen, og deretter velger du Rediger regel.

   5. Skriv inn betingelsene som elementet må oppfylle for at handlingen skal inntreffe. Hvis du vil angi flere betingelser, velger du Avansert.
   6. Under Utfør følgende handlinger velger du alternativene du vil bruke.

   Obs!  Når du oppretter en regel, vil den som standard være aktiv.

7. Gi andre beskjed om at fellesmappen er tilgjengelig ved å sende dem en snarvei til mappen. Høyreklikk fellesmappen i mappelisten i navigasjonsruten, og klikk deretter Send kobling til denne mappen på hurtigmenyen.

8. Gjør ett av følgende:

   Del en kalender

   1. Opprett en ny mappe, og velg Kalenderelementer fra listen Mappen inneholder.
   2. Velg Kalender, fra listen Velg hvor mappen skal plasseres, og velg deretter OK.
   3. Legg til møter og hendelser i mappen.
   4. Send en snarvei til fellesmappen til alle som du har gitt tillatelse til å bruke mappen. Høyreklikk fellesmappen i mappelisten, og klikk deretter Send kobling til denne mappen på hurtigmenyen.

   Del en liste over kontakter

   1. Opprett en ny mappe, og velg Kontaktelementer fra listen Mappen inneholder.

   2. Velg Kontakter, fra listen Velg hvor mappen skal plasseres, og velg deretter OK.
   3. Legg til kontakter i mappen.
   4. Send en snarvei til fellesmappen til alle som du har gitt tillatelse til å bruke mappen. Høyreklikk fellesmappen i mappelisten, og klikk deretter Send kobling til denne mappen på hurtigmenyen.

      Obs!  Den felles kontaktlisten vises i Outlook-adresseboken/-kontakter.

   Del en oppgaveliste

   1. Opprett en ny mappe, og velg Oppgaveelementer fra listen Mappen inneholder.

   2. Velg Oppgaver fra listen Velg hvor mappen skal plasseres, og velg deretter OK.
   3. Legg til oppgaver i mappen.
   4. Send en snarvei til fellesmappen til alle som du har gitt tillatelse til å bruke mappen. Høyreklikk fellesmappen i mappelisten, og klikk deretter Send kobling til denne mappen på hurtigmenyen.

      Obs!  Selv om du kan kopiere en oppgaveliste til en fellesmappe, kan du ikke kopiere en oppgaveforespørsel til en fellesmappe, eller opprette en oppgaveforespørsel fra en fellesmappe.

   Legg inn informasjon i en fellesmappe

   1. Åpne fellesmappen du vil legge inn informasjon i.
   2. Hvis du vil bruke standardskjemaet til å legge inn informasjon, velger du Ny på Fil-menyen, og deretter Artikkel i denne mappen.
   3. Skriv inn informasjonen du vil legge inn, i skjemaet.
   4. Velg Legg inn.

Du må ha tillatelse som eier av en fellesmappe for å kunne definere den som en sensurert mappe.

1. Høyreklikk fellesmappen i mappelisten i navigasjonsruten, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.
2. Velg Sensurert mappe i kategorien Administrasjon.
3. Merk av for Angi at mappen skal sensureres.
4. I boksen Videresend nye elementer til angir du navnet på personen som skal motta innkommende meldinger, eller navnet på en alternativ fellesmappe der meldingene skal lagres for gjennomsyn. Den sensuransvarlige som skal ta hånd om gjennomsynet, angis i trinn 6.
5. Valgfritt: Hvis du vil sende et svar automatisk når den sensuransvarlige mottar en ny melding, velger du et alternativ under Svar på nye elementer med.

   Standardsvar 

   "Takk for innlegget. Merk at innlegg til enkelte mapper eller diskusjonsgrupper blir vurdert for å avgjøre om de skal gjøres offentlig tilgjengelige. I så fall vil det bli en forsinkelse før godkjente innlegg kan ses av andre."

   Egendefinert svar

   Velg Egendefinert svar og deretter Mal. Skriv inn teksten i det egendefinerte svaret.

   Sensuransvarlige vil ikke motta noen av disse svarene når de legger inn meldinger.

6. Hvis du vil legge til eller fjerne navn på personer som skal være sensuransvarlige, velger du Legg til eller Fjern.

7. Valgfritt: Hvis du vil se på egenskapene til en valgt sensuransvarlig, velger du Egenskaper.