Oversikt over en vanlig mappebasert løsning
Når Microsoft Outlook brukes sammen med Microsoft Exchange Server, gis gruppevareegenskaper som gjør at mer enn én person kan arbeide med de samme dataene. Du kan imidlertid fremdeles tilpasse Outlook-mapper for personlig bruk eller opprette en løsning som andre i organisasjonen kan bruke, selv uten disse egenskapene.
Hvis du vil bygge en gruppevareløsning, bør du først vurdere å jobbe med Outlook for å utvikle en løsning for én enkelt bruker. Siden bygging av en gruppevareløsning ofte er så enkelt som å plassere et egendefinert skjema i en fellesmappe i Microsoft Exchange, vil det å lære det grunnleggende ved å bygge en personlig mappebasert skjemaløsning, være nyttig for å utvikle løsninger for fellesmapper.
Uansett om det er i en av dine personlige mapper eller i en fellesmappe i Microsoft Exchange, involveres vanligvis følgende trinn når en Outlook-løsning skal settes sammen:
- Bestem deg for hvilken type mappe og/eller skjema du vil tilpasse.
- Åpne et nytt skjema og tilpass det etter dine behov.
- Legg skjemaet inn i mappen slik at det er tilgjengelig for bruk bare i den mappen.
- Angi det egendefinerte skjemaet som standardskjema for mappen. Dette vil sikre at de nye elementene du oppretter til bruk i denne mappen, baseres på det egendefinerte skjemaet du har opprettet.
- Hvis du har eksisterende elementer i mappen, oppdaterer du disse elementene slik at de bruker det nye skjemaet når de åpnes. For mer informasjon, se Endre skjemaet som brukes av eksisterende elementer i en mappe.
Obs! Hvis du vil bruke et egendefinert skjema i en mappe, bør du opprette det egendefinerte skjemaet før du oppretter elementer basert på skjemaet. Dette vil sikre at alle elementene i mappen bruker det samme feltsettet.
Hvis du trenger å oppdatere skjemaet etter å ha opprettet elementer i mappen, bruker du følgende trinn:
- Åpne et nytt, tomt element basert på det egendefinerte skjemaet.
- Oppdater skjemaet slik at det tilpasses dine behov.
- Legg til skjemaet på nytt i mappen under det samme navnet.