Alle de tre faktorene må angis korrekt på datamaskinen til møtearrangøren og på hver deltakers datamaskin for å sikre at møtene vises på riktige tidspunkt.
Dette skjer når møtearrangøren er i en tidssone med sommertid og deltakeren er i en annen tidssone som ikke har sommertid. Etter endringen til eller fra sommertid i tidssonen til møtearrangøren, flyttes møtet med en time i forhold til Universal Coordinated Time (UTC) for å holde møtet på et konstant tidspunkt for arrangøren før og etter endringen. Deltakerens møte flyttes derfor en time i den lokale tidssonen. Dette er standard. Møtearrangørens tidssone styrer UTC for møtet, og alle personer i andre tidssoner vil se møtene i samme UTC (men en annen lokal tidssone hvis de er i en annen tidssone).
Hvis du vil vise møtetidspunkt riktig, kan det hende møtearrangørene må opprette og sende møteinnkallelser selv i stedet for å la en representant sende dem. En representant som for eksempel er plassert på hovedkontoret i New York City, New York, administrerer kalenderne for fire regionale daglige ledere, en som har kontor i Phoenix, Arizona. (Phoenix justerer ikke for sommertid.) Representanten reserverer en månedlig telefonkonferanse for tirsdager klokken 14:00. (Phoenix-tid) for denne daglige lederen. Etter endringen til eller fra sommertid i New York, flyttes møtet i Phoenix fremover eller bakover med en time fordi representantens tidssone (i dette tilfellet New York City), anses som møtearrangørens tidssone. Hvis daglig leder i Phoenix vil at møtet alltid skal være på samme tidspunkt, bør daglig leder i Phoenix, og ikke representanten, opprette møtet.
Personen som møtetidspunktet ikke skal flyttes for, bør være den som arrangerer møtet.
Hvis du er en selger i New York City, New York, som har et frokostmøte klokken 8:00, flyr deretter til Chicago, Illinois, til et møte klokken 13:00, og flyr deretter til Las Vegas, Nevada, og har reservert middag til klokken 18:00, vises alle disse avtalene i forhold til tidssonen du var i da du registrerte avtalene i kalenderen i Outlook. Frokostmøtet vil derfor være klokken 8:00 i New York når du ser i kalenderen, møtet i Chicago vil være klokken 13:00, og middagen i Las Vegas vil være klokken 18:00. Når du imidlertid ser i kalenderen i Chicago, vil frokostmøtet være klokken 9:00, møtet i Chicago vil være klokken 14:00, og middagen vil være klokken 19:00.
Brukeren bør ikke endre den opprinnelige tidssonen og bør bruke tilleggsfunksjonen for tidssoner for å vise lokal tid. Du kan bare vise én ekstra tidssone, så det kan hende du må endre den andre tidssonen hver gang du bytter tidssoner.
Når du oppretter regelmessige avtaler eller møter, oppretter Outlook et enkelt element som har start- og sluttidspunkt i Universal Coordinated Time (UTC). Outlook endrer deretter dette enkeltelementet til en serie. Serien har enkle start- og sluttidspunkt som gjelder for alle forekomster av serien som ikke er et unntak. Når en serie utvides for visning i kalenderen din, har hver forekomst samme start- og sluttidspunkt i UTC.
Hvis du endrer tidssoner, flyttes alle forekomster, inkludert unntak, for å gjenspeile de nye tidssonene. Unntak fra en serie identifiseres fremdeles som en del seriene for de fleste handlinger. Hvert unntak har imidlertid egne start- og sluttidspunkt.
Hvis seriene krysser en justering for sommertid, vil forekomstene av serien fortsatt vises på det samme tidspunktet, men er en time før eller etter i forhold til UTC.
Dette problemet retter seg selv ved midnatt neste dag (mandag), hvis ikke regelmessigheten begynner nøyaktig klokken 2:00, eller hvis du har angitt en påminnelse til klokken 2:00. I dette tilfellet bør du endre klokkeslettet for datamaskinen til tidssonen for arrangøren, slette den enkle forekomsten som spenner over justeringen for sommertid, og deretter endre tilbake til din egen tidssone.
Outlook behandler merkedager, helligdager og bursdager som heldagshendelser (en heldagshendelse er definert fra midnatt til midnatt i den lokale tidssonen). Når tidssonen endres, flyttes heldagshendelser. Når du endrer datamaskinens tidssone, flyttes derfor heldagshendelsen for å vise den nye tidssonen. En hendelse, for eksempel en helligdag eller bursdag, vises i kalenderen på to påfølgende dager. En bursdag kan for eksempel vises fra klokken 6:00 en dag til klokken 6:00 neste dag.
Du kan gjøre ett av følgende:
- Bruk funksjonen for ekstra tidssone i Outlook til å vise den lokale tidssonen og ikke endre tidssonen for operativsystemet.
- Rett alle heldagshendelser for den gjeldende tidssoneinnstillingen.
- Endre tidssonen tilbake til den som ble brukt under oppretting av elementene.
Du får visningsproblemer når du arbeider med tidssoner med forskyvninger på mindre enn 30 minutter.
Noen tidssoner bruker en 15-minutters forskyvning i stedet for en 30-minutters forskyvning. Forskyvningen på 15 minutter forårsaker visningsproblemer fordi Outlook kan bare vise kalenderelementer i 30-minutters tidsintervaller.
Tidslinjen i kalendervinduet kan bare vise forskyvninger i 30-minutters tidsintervaller. Når du viser tidssoner som bruker en 15-minutters forskyvning, for eksempel Katmandu (GMT+5:45), vises ikke kalenderelementer riktig.
Hvis du er i en slik tidssone, bør du bruke møteinformasjonen og ikke tidslinjen i kalendervinduet.
Outlook lagrer ikke tidssoneegenskapen for regelmessige unntak og motforslaget som ble sendt av deltakeren i en annen tidssone, gjenkjennes ikke av arrangørens e-postprogram. Når møtearrangøren åpner motforslaget og klikker Aksepter forslag eller Vis alle forslag, vises følgende melding: "Dette møtet finnes ikke i kalenderen. Det kan være flyttet eller slettet. Siden møtet ikke kan bli funnet, kan ikke forslaget godtas."
Dette problemet oppstår ikke når du arbeider med enkle møter eller med hele serien av et regelmessig møte - det påvirker bare enkle forekomster av et regelmessig møte. Hvis du vil omgå problemet, må arrangøren godta motforslaget ved å oppdatere møtetidspunktet manuelt. Åpne møteforekomsten som deltakeren har angitt et motforslag for, og endre tidspunktet. Send deretter det oppdaterte møteinnkallelsen. Dette problemet kan også oppstå hvis Outlook ikke er konfigurert til å justere for sommertid.
Avtaler må være på faste tidspunkt uavhengig av hvilken tidssone du er i.
Du vil at avtalen skal vises i kalenderen på et fast tidspunkt uavhengig av hvilken tidssone du er i. Du vil for eksempel bli påminnet om å ta medisinen din på samme tidspunkt uavhengig av tidssonen du er i. Når du endrer tidssoner, endres imidlertid avtalen for å gjenspeile den nye tidssonen.
Outlook kan ikke tvinge en avtale til å forbli fast når tidssonen endres. Hvis du vil ha avtalen på et bestemt tidspunkt, bør du ikke endre gjeldende tidssone. Du kan legge til en ekstra tidssone for å spore de andre tidssonene. Hvis du vil endre innstillingen for tidssoner i Outlook uten å endre tidspunktene for avtalene, må du eksportere dataene fra kalendermappen, endre innstillingen for tidssonen, og deretter importere dataene til Outlook.