Arbeide i frakoblet modus

Microsoft Outlook 2003

Vis alt Vis alt

Arbeide i frakoblet modus

Når du bruker en e-postkonto på en Microsoft Exchange-server og arbeider frakoblet, kan du fortsette å arbeide med en lokal kopi av informasjonen. Grunnene til å arbeide frakoblet varierer, men kan inkludere følgende:

  • Exchange-serveren er frakoblet på grunn av vedlikehold.
  • Du reiser og kan ikke koble til Exchange-serveren.
  • Ytelsen fungerer ikke optimalt når du bruker en treg tilkobling til serveren, for eksempel eksterne tilkoblinger med et 56 kbps-modem.

Når du velger å arbeide frakoblet, gjøres det forsøk på å opprette en tilkobling til Exchange-serveren bare når du ber om det eller angir det i grupper for sending/mottak.

VisFrakoblede mapper

Frakoblede mapper er kopier av mappene som finnes i postboksen på Exchange-serveren. Disse lokale kopiene av servermappene plasseres på datamaskinen i en fil med frakoblede mapper (OST) og er tilgjengelige selv når nettverkstilkoblingen ikke er tilgjengelig.

Med frakoblede mapper kan du hente en mappe fra en server, arbeide med innholdet i mappen når du ikke er koblet til nettverket, og deretter når du er tilkoblet igjen, kan du oppdatere mappen med den tilsvarende mappen på serveren, slik at begge blir identiske. Denne prosessen kalles å synkronisere mapper.

Du kan legge til, slette og endre innholdet i en frakoblet mappe på samme måte som for en mappe på en server. Du kan for eksempel endre og flytte elementer mellom mapper, sende meldinger fra den frakoblede utboksen, og lese innholdet i frakoblede fellesmapper. I mellomtiden plasseres nye meldinger i innboksen på serveren, og andre brukere kan legge til, slette og endre elementer i fellesmappene. Du vil ikke kunne se endringer som er foretatt på serveren før du synkroniserer.

Når en OST-fil er opprettet, må den synkroniseres med serveren slik at innholdet i begge filer forblir identisk.

Synkronisert informasjon inneholder:

  • Meldingshoder    I e-postelementer er det beskrivende tekst som inneholder avsenderens navn, emnelinje for meldingen, tidspunktet meldingen ble mottatt, og størrelsen på meldingen.
  • Hele elementer    Inneholder meldingshodet, meldingsteksten og eventuelle vedlegg, deriblant innebygde objekter eller bilder.

Når du arbeider frakoblet, fastsettes synkroniserte mapper av grupper for sending/mottak. Med grupper for sending/mottak kan du velge hvilke mapper som er synkronisert og holdt gjeldende, slik at når det ikke er mulig med en tilkobling til serveren, eller du velger å arbeide frakoblet, kan du forsette å arbeide med de elementene. Du kan også angi at det skal lastes ned oppdateringer til adresseboken.

VisGrupper for sending/mottak

Hvis du velger å arbeide frakoblet, er Kalender-, Kontakter-, Slettede elementer-, Innboks-, Utboks-, Sendte elementer- og Oppgaver-mappene valgt som standard til å synkroniseres. Du kan velge flere mapper, inkludert fellesmapper, eller fjerne hvilken som helst av standardmappene, i dialogboksen Innstillinger for sending/mottak under Mappealternativer.

Obs!  Det kan hende at inkludering av fellesmapper fører til at størrelsen på OST-filen øker vesentlig, og at synkroniseringstiden øker.

Hvis du kobler til Microsoft Exchange Server 2003, kan du angi at bare meldingshoder skal lastes ned for e-postmapper, eller du kan angi at bare meldingshoder skal lastes ned for elementer, inkludert vedlegg som overskrider en bestemt størrelse. Dette er nyttig når du vil se alle elementene i mappene som er angitt for gruppen for sending/mottak, men vil velge hvilke hele elementer som lastes ned.

Du kan deretter se på meldingshodene og bestemme hvilke hele elementer du vil laste ned i løpet av den neste synkroniseringen. Du kan angi at synkroniseringer forekommer etter en bestemt tidsplan, eller du kan ta et manuelt initiativ til en synkronisering.

Når du er ferdig med å foreta endringer, bruker du en gruppe for sending/mottak for å koble til serveren og sende e-postmeldinger, som du har opprettet mens du var frakoblet. Hvis du valgte meldingshoder som du vil laste ned hele elementer for, er disse elementene lastet ned i løpet av sending/mottak, og eventuelle endringer synkroniseres med Exchange-serveren.

VisBytte til og fra å arbeide frakoblet

Når du arbeider frakoblet, er det ingen tilkobling til e-postserveren. Endringer som gjøres mens du arbeider frakoblet, synkroniseres med postboksen i Exchange-serveren når du bytter tilbake til tilkoblet tilstand. Det er mange måter du kan bytte til frakoblet tilstand på:

  • Du kan angi at du ved oppstart blir spurt om du vil arbeide frakoblet.
  • Du kan angi at det ved oppstart søkes etter en tilkobling til Exchange-serveren, og at det automatisk byttes til frakoblet tilstand hvis en tilkobling ikke er tilgjengelig.
  • I bufret Exchange-modus, kan du manuelt bytte til og fra å arbeide frakoblet ved å klikke Arbeid frakobletFil-menyen. Du behøver ikke starte Outlook på nytt for å bytte mellom frakoblet og tilkoblet tilstand.
  • Hvis du har konfigurert Microsoft Outlook til å kunne arbeide frakoblet, eller du bruker bufret Exchange-modus, eller har mistet en tilkobling, kan du fortsatt arbeide med elementene, i mappen som er valgt for synkronisering, i grupper for sending/mottak, eller alle mappene hvis du bruker bufret Exchange-modus.

VisEkstern post

Ved hjelp av ekstern post kan du bare synkronisere innboksen til en lokal personlig mappefil (PST) ved å bruke en ekstern tilkobling. Ved hjelp av denne funksjonen kan du sile ut de meldingene du ikke ønsker å laste ned. Dette gjør du ved først å laste ned meldingshodene, og deretter bestemme hvilke meldinger du vil laste ned i sin helhet. På denne måten kan du sile ut meldinger som det ikke haster med, noe som er spesielt nyttig hvis du er borte fra kontoret og er opptatt av tilkoblingshastighet eller kostnad.

Hvis du ikke bruker en e-postkonto for Microsoft Exchange Server og har konfigurert Outlook til å levere og lagre informasjonen i en fil med personlige mapper (PST) på datamaskinen, anbefales det at du bruker frakoblede mapper og grupper for sending/mottak.

Obs!  I Outlook kan du laste ned og behandle Innboks-meldingshoder for Internet Mail-kontoer, for eksempel POP3-kontoer, men funksjonen Ekstern post er eksklusiv for Exchange-kontoer.

VisBufret Exchange-modus og arbeide frakoblet

Hvis du bruker en e-postkonto på en Exchange-server, anbefales det at du bruker bufret Exchange-modus. De fleste grunnene til å arbeide frakoblet er fjernet når du bruker bufret Exchange-modus. Mangelen på en nettverkstilkobling er nær sagt synlig for deg fordi du kan fortsette å arbeide med elementene.

Som standard, oppretter og bruker bufret Exchange-modus en fil med frakoblede mapper (OST) automatisk, og laster deretter ned og beholder en synkronisert kopi av alle elementene i alle mappene i postboksen. Du arbeider med informasjonen på datamaskinen, og ved hjelp av Outlook synkroniseres den med serveren.

Om du er på kontoret, hjemme eller på et fly, er nettverksendringene eller tilgjengeligheten synlig for deg. Når en tilkobling til Exchange-serveren brytes, kan du fortsette å arbeide med dataene. Når det gjenopprettes en tilkobling, synkroniseres endringer automatisk og mappene og elementene på serveren og datamaskinen er identiske en gang til. Ved hjelp av Outlook håndteres tilkoblingen til serveren og at dataene holdes oppdaterte. Du trenger ikke bytte til å arbeide frakoblet, og du trenger ikke prøve å koble til serveren på nytt, alt er automatisk.

Bufret Exchange-modus frigjør deg også fra å installere grupper for sending/mottak, velge mapper du vil ha tilgjengelig i frakoblet modus og beholde de mappene synkronisert. Alt håndteres av Outlook.

Den eneste gangen du kanskje fremdeles velger å arbeide frakoblet, er når du vil ha større kontroll over det som er lastet ned til den lokale kopien av Exchange-postkassen. Dette kan inkludere situasjoner der du bruker et tilkoblingsverktøy eller tjeneste som belaster deg etter datamengden du overfører. Bufret Exchange-modus holder alt oppdatert. Hvis du arbeider frakoblet, kan du bruke grupper for sending/mottak for å begrense typen og mengden av informasjon som er synkronisert.