I Microsoft Outlook finnes det ti farger som kan brukes på avtaler og møter. Disse fargene er synlige i dag- uke- og månedsvisningen i kalenderen. Du kan sette farge på enkelte eller regelmessige avtaler og møter manuelt, eller du kan bruke regler. Da settes det automatisk farge på elementer som oppfyller visse betingelser, for eksempel når et bestemt ord brukes i emnet, eller når en møteinnkallelse sendes av en bestemt person. Manuell fargesetting vil alltid ha forrang fremfor den automatiske, så hvis du har brukt manuell fargesetting for et element, vil det ikke bli brukt automatisk fargesetting for dette elementet.
Hvis du åpner en kalender som tilhører en annen person eller en kalender som er lagret i en fellesmappe, vil du se fargene som ble tilordnet manuelt, men ingen automatisk fargesetting. Den automatiske fargesettingen kan bare sees av personen som har konfigurert den.
Hver farge har en egen etikett. Du kan endre disse etikettene slik at de blir mer relevante for deg. Du kan for eksempel endre etiketten for fargen rødt fra "viktig" til "haster".
Vise din egen tilgjengelighetsstatus
Når du ser på kalenderen i dag- eller arbeidsukevisning, er det mønsteret til tilgjengelighetsindikatoren til venstre for eventuelle avtaler eller møter som viser tilgjengelighetsstatusen din for denne perioden: ledig, foreløpig, opptatt eller fraværende.